נהלים - מתודולוגיה חדשנית 

נהלים - מתודולוגיה חדשנית לכתיבת נהלים

נהלים/הוראות עבודה הכתובים בצורה נכונה ויעילה למשתמש, מהווים אמצעי מעולה לצמצום טעויות בעבודה השוטפת. אולם, כדי לשרת את המטרה, נהלים חייבים להיכתב במתודולוגיה הנכונה והמתאימה לארגון. כמובן שכותב הנהלים נדרש למקצועיות, יכולת הבנת כל תהליך בפני עצמו והתהליך כחלק ממכלול התהליכים הקשורים בתוך הארגון ומחוץ לארגון.

נהלי עבודה/הוראות עבודה  - מה מטרתם?

• תיעוד הידע הקיים.
• להגדיר - מי - מה - איך - ומתי - לכל תהליך עבודה.
• לייצר מצב שכל העובדים בארגון יעבדו באותה שיטה.

והכי חשוב - נהלים הם אמצעי ולא מטרה.

על מה חשוב להקפיד בנהלי עבודה/הוראות עבודה?

לדוגמה אנו מעוניינים להכין לילד נוהל או סדר יום. נוהל זה יכלול רשימת פעילויות שעל הילד לבצע במהלך היום לפי שעות. למשל: בשעה 07:00 השקמה. עד 07:25 מתלבשים, מצחצחים שיניים. בשעה 07:30: ארוחת בוקר. בשעה 7:45 יוצאים לגן או בית הספר. מזמן חזרה מבית הספר עד שעה 16:00 מכינים שיעורים לומדים לבחינות. כך ממשיכים לכתוב את שאר הפעילויות עד ששוכבים לישון.

נוהל סדר היום של הילד יכול להירשם בפשטות על דף אחד והילד יבין מספיק טוב מה מצפים ממנו ומתי. בנוהל זה אין צורך לפרט לילד את התהליכים. למשל בצחצוח שיניים: לך חדר האמבטיה, קח מברשת שיניים, אם מברשת השינים אינה במקום חפש בארון מתחת לכיור וכדומה.

עודף המידע מסרבל את הנוהל, מבלבל וגורם לילד לא לרצות לקרוא את הנוהל. כך בדיוק צריך לחשוב כאשר כותבים נוהל לעובדים בארגון. צריך לסמוך על העובד שיש לו את היכולת להבין פעולות בסיסיות.

המתודולוגיה היעילה לכתיבת נוהל אשר תגרום לעובד להגיע במהירות למידע הנדרש, לקבל ביעילות את המידע המבוקש, מחייבת הקפדה על כתיבה בהתאם לנקודות הבאות: 

• כל נושא יש לחלק לתת נושאים כאשר לכל תת נושא תיכתב הוראת עבודה תמציתית וברורה.
• לכל הוראת עבודה תהיה התחלה וסוף.
• הכתיבה תהיה ברורה ותמציתית.
• השפה והניסוח תהיה ברורה למשתמשים.
• יש להימנע מכתיבה של דברים אשר ברורים מאליהם.
• לאחר תהליך הכתיבה יש לדאוג להדרכה של העובדים על הוראות העבודה החדשות.

יתרונות לחלוקת כל נושא להוראות עבודה

• אין צורך לעיין בנוהל ארוך ומייגע כדי למצוא מענה לתהליך ספציפי.
• כל משתמש יכול בקלות למצוא בקלות את התהליך הספציפי שלגביו הוא נתקל בבעיה.
• כל הוראת עבודה כתובה באופן קצר, ברור ותמציתי ונוח למשתמש.

בארגונים אשר יושם פיתרון זה, צומצמו באופן משמעותי טעויות העובדים ודווח על שיפור שביעות הרצון של העובדים מהזמינות של נהלי העבודה בעבודה השוטפת.